Cada empresa tem necessidades diferentes. Mesmo dentro do mesmo setor, no caso, o varejo, a necessidade de uma grande rede de lojas é diferente da necessidade de um pequeno supermercado com uma loja e um caixa.

Portanto, no momento de escolher o software de gestão para o seu supermercado, é importante avaliar qual é a melhor opção de acordo com as particularidades do seu negócio.

Separamos um artigo do nosso parceiro Infovarejo que dá algumas dicas objetivas para esta tarefa. Capptaí!

1. Avalie a necessidade do seu supermercado

Antes de começar a escolher o software de gestão para supermercado, é importante que esteja claro qual problema você quer resolver.

Podem ser vários, mas é importante manter isso em mente porque muitas vezes você precisará abrir mão de certos atributos para ter outros.

Por exemplo: é muito difícil encontrar um software completo, que tenha todas as funcionalidades que você precisa ou vai precisar no futuro, e que seja muito simples de mexer. Ou seja, simplicidade e software completo normalmente são atributos conflitantes.

Nesse momento, é importante decidir qual a prioridade do seu supermercado que deve ser atendida pelo sistema. O software completo vai exigir uma equipe mais capacitada, mas por outro lado vai oferecer inúmeras possibilidades e flexibilidade para implementar processos da maneira que for melhor para você.

2. Regras de negócios e particularidades

A segunda dica: é fundamental que você busque um software que seja focado no seu segmento. Ou seja, procure um sistema que seja especializado em supermercados.

Cada negócio tem suas particularidades, e ter um software que as atendam faz você ganhar produtividade. Além disso, ainda oferece ideias que foram implementadas em outros clientes, que talvez você sozinho não tivesse.

Ao adquirir um software, você não só compra um produto, você passa a fazer parte de um grupo de usuários. Assim, você também terá acesso às novidades e novas implementações.

Você é um supermercadista, você prefere uma nova funcionalidade que foi implementada em uma loja de material de construção ou implementada em um supermercado?

Algumas particularidades fazem parte do dia a dia do supermercado e o sistema precisa ter essas funcionalidades. Automatizações no recebimento de mercadoria é um exemplo, no sistema de gestão é possível realizar o confronto entre o que foi comprado e o que será entregue por meio do arquivo da nota fiscal. Ter essa funcionalidade no sistema faz com que a operação seja mais rápida e evita que erros aconteçam.

O cadastro de produtos de um supermercado também merece atenção especial. Por se tratar de um segmento que trabalha com um MIX de produtos muito grande, no momento de escolher o software de gestão para supermercado, veja se essa funcionalidade permite a vinculação de produtos, por exemplo.

3. Estrutura

Qual será a estrutura necessária para utilizar o software?

É importante avaliar os equipamentos necessários para utilização do sistema de gestão. Esse quesito pode variar muito de software para software, principalmente porque atualmente existem vários sistemas em nuvem que não exigem um servidor local, gerando economia.

Se você é um supermercadista com uma loja e for optar por um sistema simples, a opção do software em nuvem é excelente pois você não precisa se preocupar com investimento em servidor e backup, nem ter funcionários capacitados nesses assuntos.

Se seu caso é um supermercado maior, com uma operação mais complexa, o software local tem suas vantagens, uma vez que não depende da internet para funcionar – ou seja, sua loja não para. Nesse caso, é importante ter pessoas capacitadas para resolver os problemas do dia a dia, como configuração de estações de trabalho e etc.
Avalie também licenças de softwares necessárias, como o windows e banco de dados pagos. É importante colocar na conta esses custos. Sistemas que trabalham com softwares livres têm uma grande vantagem pois reduzem custo. Imagine ter que comprar uma licença de windows para cada PDV do seu supermercado se você pode ter a opção de utilizar um software livre.

4. Legislação

Na hora de escolher o software de gestão para supermercado é fundamental que você procure um que atenda às exigências da legislação brasileira. Para o supermercadista isso é muito importante. No Brasil temos uma carga tributária complexa e o não cumprimento pode gerar problemas como multas e impossibilidade de emissão de notas.

Portanto, é fundamental que você escolha um software de gestão que atenda às obrigações fiscais no seu PDV, isso evitará dores de cabeça e novos custos para regularização.

Para o supermercadista, o cadastro de produtos é a principal fonte de informação para a circulação de mercadorias e no momento de escolher o software de gestão do supermercado deve ser considerado se o mesmo atende as obrigações acessórias da classificação tributária dos produtos. Essa vantagem evita retrabalhos e problemas com a Receita Federal.

Como foi falado no parágrafo anterior, um supermercado conta com um número muito grande de itens, e a tributação varia de produto para produto, portanto é essencial, ter um sistema que esteja preparado para atender essa demanda.

5. Implantação

Já avaliou os problemas que você quer resolver? Se o software atende as particularidades do seu supermercado? A estrutura necessária e as obrigações legais? Agora é hora de pensar na ação!

O sistema de gestão é apenas uma ferramenta. São as pessoas que vão utilizá-lo e vão criar valor com o mesmo. Portanto, muita atenção nesse passo.

É importante prestar atenção no processo de implantação, por isso se envolva no processo e engaje seus funcionários.

Nossa dica é implementar, em um primeiro momento, o básico. E definir ao longo do tempo a implantação de melhorias e novos processos. As pessoas têm de acostumar com a ferramenta e enxergar seus benefícios.

6. Fornecedora do Sistema de gestão

Por último, mas não menos importante, é preciso avaliar a fornecedora de software. Não é como um fornecedor de mercadoria que você pode trocar de uma hora para outra, por isso é fundamental que você estude seu histórico, as referências de clientes (várias de preferência), e seus reconhecimentos no mercado.

Procure em associações e entidades softwares reconhecidos e homologados. No caso de supermercados, são realizadas premiações importantes, que ajudam os supermercadistas a escolherem.

Você não vai colocar sua empresa na mão de um aventureiro de mercado, vai?

Portanto, não se deixe levar por uma diferença pequena de preço, uma empresa que conta com estrutura, profissionais capacitados e bons produtos, pode ter um preço maior, mas realmente qualidade custa mais caro.

Além disso, o sistema de gestão não é apenas um produto que você consome. Existe as pessoas no atendimento e desenvolvimento que serão acionadas quando você precisar. Por isso, avalie com cuidado a fornecedora do sistema de gestão que você vai colocar na sua empresa. Se a fornecedora de software atende essas demandas, você terá feito uma boa escolha.

 

Fonte: “6 dicas para escolher o software de gestão para supermercado”.

Escrito por:
Gabriel Junqueira

InfoVarejo

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