Como você avaliaria a organização da contabilidade no seu negócio hoje? Se você vem pesquisando sobre o melhor sistema contábil para sua empresa, provavelmente já enfrenta dificuldades para acompanhar o mercado sem uma plataforma integrada e automatizada de gestão financeira, certo?

O detalhe é que o excesso de opções à disposição pode causar bastante dúvida na hora de fazer a escolha mais adequada. Pensando nisso, resolvemos preparar aqui uma checklist com 7 dos principais fatores que você deve levar em conta para não errar. Capptaí!

1. Praticidade

Quando um gestor contábil começa a buscar uma solução tecnológica para o negócio, a praticidade é sempre o primeiro quesito que vem à tona. Afinal de contas, mais que custos e desafios da implementação, pensamos no retorno que um software do tipo pode trazer para a rotina produtiva.

A escolha de um bom sistema contábil começa, portanto, com um levantamento das necessidades empresariais. A pergunta que normalmente surge aí é: qual é a melhor forma de otimizar processos vitais sem que eles se tornem mais complexos do que são hoje? Em outras palavras: qual deles é mais fácil de usar?

O importante nesse caso é construir seu sistema ao redor do modelo de negócio. Então busque aquelas soluções que melhor se encaixem no seu planejamento para o futuro — de preferência com a ajuda de uma empresa especializada, que ofereça um serviço completo de implementação desde a fase de estudos.

2. Sistema customizável

Entenda desde já: a construção de um sistema ao redor do negócio exige espaço para customização dentro da solução contratada. Na prática, cada empresa busca seus próprios processos administrativos e operacionais para conseguir vantagens competitivas no mercado. Por isso, o mesmo software pode impactar de formas diferentes modelos similares. E isso se estende até seu estilo de gestão.

Se você pretende aproveitar ao máximo a implementação de um sistema contábil na empresa, ele precisa fornecer as ferramentas necessárias para se adaptar ao modo como o trabalho é feito, à forma como os processos são integrados entre departamentos e ao tipo de resultado que a gestão espera obter com essa solução.

Nesse caso, quanto mais modular for o sistema, melhor. Afinal, a customização baseada em módulos facilita a implementação e a validação produtiva da solução contratada dentro da rotina de trabalho, seja ela qual for.

3. Integração

Por falar em integração de processos, esse é um ponto fundamental na hora de escolher o melhor sistema contábil para seu negócio. Lembre-se: a saúde financeira da empresa depende de vários processos que, muitas vezes, usam softwares diferentes para serem geridos — estoque, logística, manutenção, gestão pessoal e assim por diante. Assim, a eficiência de um sistema que reduz custos e ainda aumenta a produtividade está na capacidade de reunir informações em uma central única.

Os melhores sistemas contábeis fazem exatamente isso, funcionando como o núcleo financeiro da empresa, dando ao gestor uma visão geral de recursos, receitas e despesas, além de apresentar como tudo isso interage entre si ao longo da cadeia produtiva.

Para ter ainda mais vantagens, aposte nas soluções que oferecem integração com sistemas ERP. Dessa forma, é possível incluir no gerenciamento de dados as informações relacionadas a clientes, vendas e fluxo de caixa. A organização nesse caso é ponto-chave para encontrar problemas de faturamento ou oportunidades para crescimento de receitas.

4. Segurança

É lógico que a segurança é fator fundamental para a escolha da solução perfeita para seu negócio. Pense bem: se desperdícios de recursos prejudicam uma empresa, a falta de confiabilidade nos dados e o risco de vazamentos pode gerar consequências muito mais sérias. Além de necessária, a transformação digital trouxe esse ponto à tona para todas os setores do mercado.

Na prática, os bons sistemas contábeis são aqueles que oferecem opções de armazenamento e gerenciamento na nuvem, com controle integrado e módulos de monitoramento para a identificação de ameaças. Só assim é possível ter a tranquilidade necessária para focar sua gestão em estratégia, inovação e crescimento.

5. Automação

Se o assunto é gestão estratégica, a automação de processos surge como a melhor forma de dar ao gestor o fôlego de que ele precisa para estudar a performance do negócio e encontrar caminhos para gerar ao mesmo tempo economia e crescimento de receita.

Essa automação pode ser implementada em vários pontos do trabalho: na coleta e na organização de dados para geração de relatórios, no carregamento de tabelas legais, na atualização de números integrados entre departamentos sem risco de conflito de informações e assim por diante.

O segredo está em buscar na solução o maior número possível de processos automatizados ao longo da operação empresarial — desde a origem dos dados até a aplicação automática de procedimentos financeiros, como investimentos, pagamentos e tributação.

6. Suporte

Além de pensar na melhor escolha para o presente, é preciso se preparar também para lidar com o sistema no futuro. Os melhores softwares contábeis têm que oferecer um suporte amplo (e imediato) para que a empresa não perca tempo caso qualquer problema ocorra. Na hora de comparar opções, a qualidade desse suporte pode ser medida de 2 formas:

  1. por um lado, o apoio pessoal de um bom service desk e uma equipe preparada para um relacionamento próximo entre sistema e cliente;
  2. de outro, o apoio tecnológico de sistemas intuitivos, fáceis de usar e que tenham documentação disponível para o uso rotineiro de suas aplicações.

Se você encontrar ambos os suportes em uma única solução, já está um passo mais perto de fazer a escolha certa!

7. Gerenciamento

Por fim, pensando em um escopo geral de administração financeira dentro das empresas, todos esses itens já citados contribuem para um gerenciamento contábil mais eficiente e otimizado. Assim, menos tempo do profissional é gasto com rotinas básicas, permitindo que ele foque na estratégia em si.

O sistema escolhido precisa ajudar a empresa a alcançar esses objetivos, cobrindo eventuais deficiências na sua gestão atual (seja por falta de tempo ou de recursos) e permitindo olhar para frente com mais informações que permitam traçar caminhos seguros para impulsionar o negócio.

Com isso em mente, aposte sempre naquela solução mais completa e flexível, mesmo que, a princípio, o custo pareça ser maior do que o que você imaginava. É preciso lembrar que a automação de um sistema contábil não é um gasto, mas sim um investimento. É o jeito mais confiável de aliar segurança, flexibilidade, estratégia e gestão em uma só solução. Então o que você ainda está esperando?

E se você já vem pesquisando para encontrar o melhor sistema contábil para sua empresa, que tal entrar em contato conosco? Nossas soluções oferecem todos esses fatores para tornar sua empresa mais eficiente, econômica e produtiva!

 

Fonte: “Sistema Contábil: 7 fatores para fazer a melhor escolha”.

Escrito por:
Rodrigo Mendes

Diretor das verticais Contábil e Imobiliária na Alterdata Software

Desde 1989 a Alterdata é especialista em sistemas para contabilidades. Com mais de 300.000 usuários, a empresa também atende a vários segmentos do varejo. Conheça mais sobre a Alterdata em: www.alterdata.com.br

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